En
la actualidad existen muchas herramientas gerenciales para evaluar y mejorar de
forma continua los procesos asociados a la producción económica de una empresa
determinada (manufactura, construcción, servicios, entre otras) enfocando la
gestión a la excelencia y satisfacción del cliente.
Una
herramienta de diagramación poderosa y sencilla es el diagrama de tortuga,
usado en IS0 9001 para la gestión de la calidad. En él se dibujan todos los
elementos que intervienen en un proceso; de esta manera podemos saber: sobre
las competencias que requiere el personal, los elementos para controlar el
desempeño, los indicadores para el éxito, clarificamos las entradas requeridas
y lo resultados que debe generar el proceso, hasta podemos incluir el equipo de
seguridad que requiere el personal.
Consiste en 8 pasos
1.-Identifique su proceso.
Anote
en una forma el nombre y una breve descripción del proceso o función que se
pretende analizar, existen tres tipos de procesos los de gerencia/dirección,
los operativos y los de apoyo, los más comunes son: ventas, producción,
planificación estratégica, recursos humanos entre otros..
2.-Identifique las
entradas del proceso.
Cree
una tabla con dos columnas y varios renglones, titule la primera columna como
“Entradas” y la segunda como “Proveedores”. En “Entradas” identifique todos los
elementos que pueden ser requerimientos necesarios como documentos, materias
primas, energía, resultados de otros procesos, especificaciones, dibujos,
estudios…etc.; en “Proveedores” declare quien proporciona dicho elemento de
entrada.
3.-Identifique las
salidas de su proceso.
Aquí
nos concentramos en los resultados y a quien se los proveeremos; realice una
tabla con dos columnas, una para las “salidas” y otra para los “clientes”, las
salidas son los propósitos tangibles del proceso que están relacionadas con un
cliente en específico…ya tenemos la parte central de su diagrama de tortuga.
4.-¿Con qué?
Vamos
a declarar que infraestructura usamos para realizar las actividades del
proceso, aquí nos centramos en equipos, instalaciones y los puestos de trabajo
responsables de dicha infraestructura. Trazamos una tabla de tres columnas, en
una relacionamos los equipos e instalaciones, en otra lo clasificamos y en la
última asignamos el responsable de su cuidado y mantenimiento, algunas empresas
más complejas y con experiencia en documentos abren una columna más y
relacionan el documento
5.-¿Con quién?
Aquí
es donde relacionamos los puestos de trabajo implicados en el proceso, se
empiezan a declarar las autoridades y responsabilidades. Podemos trazar una
matriz de 6 columnas, nombrando las columnas con “puesto”, “formación requerida
para el puesto”, “habilidades interpersonales requeridas”, “experiencia en el
puesto”, “nivel educativo del puesto”, de requerirse se pueden agregar columnas
para registrar el “equipo de seguridad personal” requerido para él puesto.
6.-¿Con que criterios?
Aquí
definimos los indicadores para evaluar
el desempeño del proceso con respecto a las metas y objetivos de los planes
estratégicos o de calidad, formulamos indicadores con su unidad de medida y los
relacionamos con puestos o equipos de trabajo.
7.-¿Cómo?
Toca
declarar los métodos, técnicas o procedimientos documentados al momento,
necesarios para la realización y control de los procesos, trazamos una matriz
de tres columnas, “Método de control”, “Elaboro”, “Aprobó el método”.
Finalmente
acomodamos
todas las partes para obtener visualmente el diagrama de tortuga.
Bibliografia
Luis E. Brito. (2011). Diagrama
de Tortuga y su aplicacion a la gerencia. Naguanagua
